巢湖市非公企业档案管理工作的现状及对策

【字体: 】 发布日期:2017-09-07 08:26:09  点击次数:187

 

港澳台侨、外事委员会8月份,根据年度工作计划就非公企业档案建设进行专题调研,委员们认真听取市档案局情况介绍,走访相关企业,并就如何加快巢湖经济发展,建立健全企业和人才的长效机制提出建议和意见。

巢湖市国内市场主体总数是48928户,其中个体工商户40328户,企业数是8600户。非公企业在生产、经营、科研、管理等各项活动中形成了大量档案。但受多种因素影响,非公企业档案管理尤其是中小企业档案管理,普遍存在档案材料收集不齐全、管理不规范、制度不健全、保管不安全、利用不方便等问题。这其中既有非公企业量大面广、档案行政业务指导覆盖不够的窘境,也与中小企业本身档案意识淡薄、懒于建档有关。

一、我市非公企业档案管理工作的现状及影响因素

(一)大部分非公企业经营者缺乏档案意识

非公企业经营者大多存在重经营、轻管理的现象,一味追求眼前的经济利益,对于档案工作这种短期内很难见到效益的工作不太重视。很多企业没有专人负责档案工作,没有专人从事档案工作,没有必要的规章制度,档案管理随意性很大,一般是谁经办的业务,文件材料就由谁来保管,在办公室经常可以见到文件材料随意堆放在桌子上,过时文件则堆放在角落里的现象。因此,文件的丢失情况普遍存在,档案资源流失严重。只有少数企业有自己的档案管理体系,如娃哈哈、富煌集团、光明槐祥。但目前规模上相对也很不完善,还不能满足今后企业发展的要求。

对档案管理不到位的情况,可以归纳为档案工作无人负责、无必要的档案保管措施、无利用档案资料欲望,而这种“三无”现象也客观反映出非公企业经营决策者较缺乏档案意识。在竞争激烈的现代社会,经营者更愿意把时间、人力和金钱投入到直观的、可预知的、有确定价值的项目上,而不想投在具有潜在的、隐性的、未知的价值的档案工作中。由于非公企业的领导者在企业中具有绝对的权威,因此他们档案意识的强弱与否直接决定着非公企业档案工作的前途和命运。只有重视档案工作的领导才会把档案工作和其他工作一样作为一项重要的必不可少的工作来抓,才会为档案工作配备必要的人员和设备,投入一定的经费,以保证档案工作的顺利开展。

此外,非公企业经营决策者档案法制意识比较淡薄。《中华人民共和国档案法》颁布实施已有近30年了,《档案法》明确规定,国家机关、团体、企事业单位都有收集、保管档案的义务,但在非公企业的决策者中并没有得到足够的重视,他们往往会因为自己企业的非公有性质,而将企业从档案法的管理范围中分离出来。如果非公企业能从法制角度出发来看待档案工作,那么他们的档案管理的现状也会有相当程度的好转。

(二)非公企业与档案行政管理部门缺少沟通

在非公企业成长的过程中,他们尚没有意识到档案的作用,而档案行政管理部门也未能及时予以监督和指导。因此,一段时间以来,非公企业与档案行政部门缺少沟通。导致这种情况发生是因为两方均存在着认识上的误区。

长期以来,档案一直被“国家、保密”的神秘色彩笼罩着,虽然近几年的宣传导向使情况有所改观,但是陈旧的传统思想依然禁锢着人们的头脑。非公企业未能主动与档案部门接触,是认为那里门槛高,自己不属于他们的服务对象,只好敬而远之,互不相扰。即使有些非公企业经营者认识到了档案工作的重要性,也想尝试让自己企业的档案工作规范起来,但也不知道从何下手,从未想过到档案部门求助。

反过来说,档案行政管理部门也存在对非公企业档案工作了解不够,认识不深入的问题。很多档案界人士和有关管理部门也一直认为,档案行政部门只要管好国家档案(认为是党委政府档案)就可以了,至于非公企业档案根本不应该是档案部门涉足的领域。这种传统思想使档案部门成了非公企业档案规范化管理的观望者,以至在非公企业蓬勃发展的今天,当职责要求我们的档案服务拓宽到这一领域时,档案行政管理部门亦显得十分被动。

    (三)先易后难,分块管理,对大规模企业先行一步,规范引导,以点代面,组织有意向的非公企业参观、学习,从中引导   ,变被动为自觉,从而扩大非公企业建档率,企业发展创下可圈可点的依据。

(四)企业中档案专业人才匮乏

目前,非公企业招聘的员工大多是学习企业管理、金融管理、经济学等专业的,专门学习档案管理的人才凤毛麟角,而且企业也根本没有招聘档案专业人才的计划。此种情况,既是企业领导档案意识薄弱的体现,又是企业今后长远发展中不可忽视的大问题。因为从发展的角度来看,档案行政管理部门力量有限,非公企业不能完全依赖档案行政管理部门的服务,只有靠企业内部的档案专门人才才能做好档案工作,适应日益发展的新形势的需要。档案专业人才的加入绝不是多余的,他们可以为企业档案的规范化管理提供技术保障,而规范的档案管理工作可以为企业的经营管理提供服务。这样,不仅塑造了档案工作自身的良好形象,而且会对经营者的档案观念产生积极的影响。只有非公企业有了招聘档案人才的欲望和计划,才能使档案意识的提高落实到实际行动中,才能使企业内部真正做到收好档案、管好档案、用好档案,让档案工作成为企业发展的有力助手,开拓出非公企业档案规范化管理的新局面。

二、推进非公企业档案规范化管理的几条对策

(一)加强宣传力度,特别是对企业法人的宣传。重点突出宣传企业档案的作用

要想推进非公企业档案规范化管理,必须加大宣传力度,包括《档案法》及企业档案的作用等。主要从以下几方面进行宣传:

其一,企业档案是营造积极、健康、向上的企业文化的“营养”。在知识经济的时代,经济与文化的一体化是必然趋势,经济竞争正在渐渐变为更加隐蔽的企业文化建设的竞争。企业档案本身是一种企业文化,同时也可直接服务于企业文化建设。加入WTO后的中国企业将走向国际市场,面对来自各方面的严峻挑战,企业家们都意识到了企业文化是加强企业凝聚力和竞争力、保持企业可持续发展的不二法宝。目前,各大企业都在着力打造积极、健康、向上的企业文化,以便在未来激烈的市场竞争中立于不败之地。陈列于档案室的企业史、大事记、实物、专利、品牌凭证、企业标识、奖杯奖状、照片和其他社会评价文字,不仅可以反映企业辉煌的(艰难的)发展历程,培养员工的认同感、归属感,还可以从中提炼出企业的文化理念和经营理念。这种文化品位的提升,将成为企业发展的不竭动力。

其二,企业档案记录一个企业成长的轨迹,是企业产生和发展的历史长卷。一个企业从它的创立之初就不断地积累着企业档案,一路走来,经历的坎坷、喜悦、成功、失败尽在其中。古人云:“知耻而后勇”。中国是一个重视历史的国家,记载企业发展历史、企业经营者酸甜苦辣的企业档案理应成为企业财富的一部分。企业经营者只有了解企业历史,尊重市场发展规律,把握市场走向,才能带领企业从一个胜利走向另一个胜利。

其三,企业档案的规范、科学管理是向社会展示企业信用的窗口。众所周知,经营活动存在一定潜在风险,很多企业的破产也是由于对风险的控制不力,产生企业信用危机所致。强化信用管理,重塑以信用经济为特征的管理机制,是企业发展的必由之路和新的增长契机。当然,信用不能只是一种感觉,它必须建立在实实在在的信用信息基础上,企业档案就是构成这种信用资源的核心资源。经济学家们曾断言,在未来几年里,没有信用记录和历史记录的企业将很难在业内立足和发展。保存完好的资质注册信息、企业历史、合同协议、纳税记录、获奖记录、社会各方的良好评价等等可以使人们对企业的信誉有一个直观的印象,获得无声的广告效应,企业不仅展示了自己的诚信和企业形象,而且可以在心理上赢得人们的信任,获得更多的客户和更广阔的市场。

其四,开发档案信息可预测市场前景。有心的企业经营者会把历年有关产品生产、销售、利润、市场供需等情况用图表的形式反映出来,这样不仅对未来产品市场需求情况会有一个大致的估计,可以根据需要调整产品产量,而且可根据市场反馈情况完善产品质量和开发新产品,从而为自己在激烈的市场竞争中赢得主动,占有更多市场份额和创造更多利润。而企业档案正可以如实记录并及时向企业管理者提供企业在产品生产、销售利润、市场反馈等方面的信息。

(二)加强档案行政部门与非公经济的相互沟通

在档案行政部门与非公企业的相互沟通中,档案行政部门是主要方面,非公企业是次要方面,而做好非公企业的档案规范化管理工作则是矛盾的统一。因此,档案行政管理部门首先要放下政府机关的架子,以服务为核心,深入实际、调查研究,逐步加强非公企业档案规范化管理的力度。同时,还要充分考虑到非公企业档案规范化管理的难度,不怕挫折勇于进取,用档案人员的主动、热情的服务,来赢得非公企业对自身档案规范化管理的决心和信心。

当然,作为非公企业,把自身的档案管理实现规范化,亦是自己义不容辞的责任。所以也不应该对此事无动于衷,更不应该被动等待,而要从企业生存和发展的角度出发积极与档案行政管理部门配合,主动接受档案行政管理部门的监督指导和服务。

(三)有针对性地开展宣传指导培训

由于非公企业充分的自主权和高度灵活的机制,在资金投入和自身建设中具有排他心理,不受传统政企关系的束缚。因此,档案部门对他们开展的宣传和指导应采取适宜的方式,应尽量减小他们的心理压力和反感情绪。档案部门不能通过各种途径给企业下任务、定指标、划标准,而应该以务实的态度,站在服务者而不是管理者的角度,慢慢培养起非公企业经营者做好档案规范化管理的热情,然后,再帮助他们建立和完善必要的归档、保管、借阅等制度。由于非公企业之间有很大差异,生产型企业与经营型企业产生档案类型不同、企业规模不同所产生的档案也不尽相同,所以对非公企业进行业务指导也不可整齐划一,应针对企业规模、经营项目、硬件设施等具体情况提供建议。此外还要根据情况适时开展一些关于企业档案的专业培训、讲座、座谈会等等,为做好非公企业档案规范化管理工作创造条件。

 

来源:本站   编辑:王勇
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